Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Über uns:
Scale Invest ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen und Family Office mit Fokus im Immobilienbereich. Unser Anspruch ist es, dreimal besser zu sein als die Konkurrenz – wir arbeiten schnell, effizient und pragmatisch. Mehr erfährst du hier.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Kommunikation mit Kunden, Finanzierern, Verwaltungen, Investoren und Partnern – du bist die Schnittstelle und sorgst für reibungslose Abläufe
- Terminplanung & -koordination: Eigenständige Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung von Meetings und Deadlines
- Bearbeitung und Qualifizierung von Leads: Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Vorqualifizierung und Terminierung für den Vertrieb
- Digitale Prozesse optimieren & technische Herausforderungen meistern: Wir nutzen MacBooks, Google Workspace (Mail, Drive, Calendar) und viele digitale Tools – du solltest dich schnell in technische Abläufe einarbeiten können und bereits technisch bewandert sein
- Eigenverantwortliches Lösen von Herausforderungen: Wir suchen keine "Befehlsempfänger", sondern smarte, selbstdenkende Persönlichkeiten, die proaktiv Probleme lösen können
- Datenpflege & Reportings: Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente und Analysen, um Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorzubereiten
- Operative Unterstützung im Tagesgeschäft: Von Kommunikation via Mail, Telefon und Online-Meetings bis hin zu kleineren Recherche- und Organisationsaufgaben
- Projektmanagement: Begleitung und Koordination wichtiger Unternehmensprojekte
- Reiseorganisation & Eventmanagement für die Geschäftsführung und Mitarbeiter
Dein Profil:
- Erfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Immobilienbereich oder mit starkem Interesse an Immobilien
- Kommunikationsstärke: Du kannst professionell mit Kunden, Investoren und Partnern auf Augenhöhe kommunizieren
- Belastbarkeit & Performance unter Druck: Du kannst auch in stressigen Phasen ruhig und effizient arbeiten
- Hohe Eigenverantwortung & Lösungsorientierung: Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und bringst proaktiv Lösungen
- Gute Englischkenntnisse: Wir arbeiten teilweise mit englischsprachigen Kunden, daher solltest du dich mündlich und schriftlich sicher ausdrücken können
- Technische Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Mail, Drive, Calendar, CRM-Systeme, Asana, …)
- Strukturierte, organisierte und effiziente Arbeitsweise: Du kannst Prioritäten setzen und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht den Überblick
- Konstruktive Kritikfähigkeit: Wir wollen uns jeden Tag verbessern – du solltest Feedback annehmen und umsetzen können
- Absolute Diskretion & Loyalität: Als Assistenz der Geschäftsführung bist du in viele vertrauliche Themen involviert
- Flexibilität: Unser Alltag ist dynamisch, daher solltest du bereit sein, auch mal länger zu arbeiten oder auf plötzliche Änderungen schnell zu reagieren
Wir bieten:
- Ein modernes Arbeitsumfeld.
- Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und tiefe Einblicke in die Unternehmensstrategie
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten & Karriereperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
- Flexibilität & Homeoffice-Möglichkeit an 1-2 Tagen pro Woche (nach Absprache)
- Ein dynamisches, erfolgsorientiertes Team mit klaren Wachstumszielen
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